Planning de déménagement de bureaux à Genève : de J-6 mois au lendemain
Un déménagement de bureaux se prépare environ 6 mois à l’avance : c’est le préavis légal d’un bail commercial en Suisse. Contactez votre déménageur 2 à 3 mois avant, nommez un seul responsable en interne, triez archives et mobilier un mois avant, puis étiquetez chaque carton avec son numéro de poste. Avec un transfert le week-end, votre équipe retrouve son bureau le lundi. Voici le planning complet.
J-6 mois : le bail et le budget
- Résiliez votre bail commercial. Le préavis légal est de 6 mois pour les locaux commerciaux, pour le terme prévu par l’usage local ou le contrat. Vérifiez votre bail : il peut prévoir plus.
- Fixez la date et le budget, en tenant compte d’éventuels travaux dans les nouveaux locaux.
- Nommez un seul responsable du déménagement en interne. C’est lui qui décide, qui parle au déménageur et qui informe l’équipe. Deux interlocuteurs, ce sont deux versions du planning.
J-3 mois : le déménageur, le plan et l’informatique
- Contactez votre déménageur 2 à 3 mois avant. C’est le temps de faire la visite des locaux, d’établir un devis à prix fixe et de réserver un week-end. Chez DL Company, la visite de préparation est gratuite pour les entreprises.
- Faites le plan d’implantation des nouveaux bureaux : chaque poste, chaque meuble, chaque armoire a un numéro.
- Prévenez votre prestataire informatique et vos opérateurs (internet, téléphonie) : le raccordement des nouveaux locaux doit être actif le jour où l’équipe arrive.
- Choisissez le moment du transfert : un vendredi soir ou un week-end, pour que l’activité ne s’arrête pas.
J-1 mois : le tri, les archives et les annonces
- Triez avant de déménager. Archives, mobilier qui ne suit pas, matériel hors d’usage : tout ce qui part à la déchetterie avant n’est pas transporté, et ne se paie pas. Nous pouvons nous charger du débarras de l’ancien mobilier.
- Archives : gardez ce que la loi impose. Les livres et pièces comptables se conservent 10 ans.
- Réservez l’accès des deux immeubles : ascenseur, quai de chargement, horaires autorisés. Et l’autorisation de stationnement pour le camion devant chaque adresse.
- Annoncez la nouvelle adresse : registre du commerce (réquisition de modification, en ligne ou par écrit), administration fiscale, TVA, assurances, banques, clients et fournisseurs, site internet et fiche Google.
J-2 semaines : les cartons et les étiquettes
- Faites livrer cartons ou bacs réutilisables, et donnez à chaque collaborateur son kit avec ses étiquettes.
- Étiquetez tout avec le numéro de poste du plan : cartons, caissons, écrans, chaises.
- Chacun vide son bureau et emballe ses affaires personnelles ; l’informatique est débranchée par votre prestataire ou par nous, selon ce qui est prévu.
La semaine J
- Affichez le plan d’implantation à l’entrée de chaque pièce des nouveaux bureaux : les déménageurs posent chaque carton au bon endroit, du premier coup.
- Le transfert : protection des sols et des cages d’escalier, démontage, transport, remontage à l’emplacement prévu.
- Le responsable reste joignable pendant tout le transfert, pour les décisions de dernière minute.
J+1 : tout fonctionne ?
- Faites le tour des postes : mobilier monté, écrans branchés, réseau actif, téléphone qui sonne.
- Notez ce qui manque et transmettez-le en une fois. Chez DL Company, s’il manque un réglage, nous revenons.
- Pour la paie de fin d’année, indiquez le nouveau lieu de travail et la date du changement d’adresse sur les certificats de salaire, comme le demande l’administration fiscale genevoise.
Les erreurs que nous voyons le plus souvent
- Commencer trop tard. Un préavis de 6 mois oublié, ou un déménageur réservé à la dernière minute, et la date n’est plus celle que vous aviez choisie.
- Oublier l’informatique et les téléphones. Des bureaux montés sans internet le lundi matin, c’est une journée perdue pour toute l’équipe.
- Oublier le règlement de l’immeuble. Ascenseur non réservé, quai occupé, horaires interdits : le camion attend, et l’heure se paie.
- Déménager des archives sans les trier. Vous payez le transport de papiers que vous jetterez la semaine suivante.
Un exemple : COFIROASTERS
COFIROASTERS a déménagé ses bureaux à Genève en septembre 2026 : visite des locaux, transport d’un coffre-fort et d’une armoire ignifugée, débarras de l’ancien mobilier et armoires murales remises d’aplomb à l’arrivée. Lire le projet.
Vous préparez le déménagement de vos bureaux ? Voir notre déménagement d’entreprise : prix de départ par nombre de postes, visite de préparation gratuite et offre à prix fixe.
